Folgende drei Arten von Ressourcen können administriert und disponiert werden:
Raum/Ort
Person
Hilfsmittel
Jede neu erstellte Ressource muss einer Art zugewiesen werden. Zudem werden Ressourcen dem entsprechenden Geschäftsbereich zugeordnet (z.B. als Basis für Verrechnung von Mieten)
Dank der Nutzung von Tags, können die Ressourcen kundenspezifisch ergänzt werden (z.B. Raumausstattungen, Spezifikation von Referenten pro Thema etc.)
Jeder Raum/Ort muss einem Standort zugewiesen werden. Entsprechend erfolgt auch die Anzeige in der Kurspublikation und im Portal betreffend Standort und Anreise
Räume können in Einheiten unterteilt haben (z.B. trennbarer Raum, Dreifachturnhalle)
Als Personenressource werden alle zu disponierenden Personen geführt
Die Basis der Ressourcenbuchungen für Personen dient als Grundlage für die Abrechnung von Leistungen (z.B. für Referenten)
Dieser Ressourcentyp wird genutzt, um erforderliche Utensilien für einen Kurs zu reservieren. Dabei handelt es sich um spezielle Hilfsmittel, die ohne separate Reservierung nicht im Raum verfügbar wären
Eine Lagerbestand-Liste der einzelnen Hilfsmittel wird nicht zur Verfügung gestellt
In den freien Tagen werden die grundsätzlich nicht buchbaren Zeiten hinterlegt. Das kann für Stunden oder ganze Tage gelten
Ein Eintrag in den freien Tagen verhindert keine Ressourcenbuchung. Diese werden im Kalender jedoch entsprechend präsentiert
Bei der Termingenerierung wird an freien Tagen keine Termine erstellt
Ist kein Standort hinterlegt, so gelten die freien Tage für das ganze System
Sind für Ressourcen Zeiten nicht disponierbar (Umbau von Räumen, Ferienzeiten von Referenten etc.), so werden diese als Ressourcenbuchungen erfasst
Einer solchen Ressourcenbuchung werden die kundenspezifisch definierten Ausfallgründe hinterlegt
Eine Ressourcenbuchung bedeutet eine Buchung einer Ressource auf einen entsprechenden Termin
Ein Termin wird entweder via Ereignis und Termin-Generierung generiert, kann jedoch auch manuell und unabhängig von einem Ereignis erstellt werden
Bei der Ressourcenbuchung erfolgt automatisch der Verfügbarkeitscheck
Via Individualisierung können die erfassten Ressourcenvarianten ausgewählt, sowie die notwendige Kapazität und entsprechende Bemerkungen für die Logistik erfasst werden
Falls die effektive Zuteilung einer einzelnen Ressourcen noch nicht definiert werden kann, so können ausgewählte Ressourcen als “Platzhalter” markiert werden
Damit können für Ressourcengruppen neue Ressourcen eröffnet werden (z.B. Gruppenraum, Dozierende, Dozierende Thema A, Dozierende Thema B)
Ressourcenbuchungen mit Platzhalter-Ressourcen werden separat ausgewiesen
Eine integrierte Planungsanzeige pro Ereignis ermöglicht eine praktikable Übersicht über Buchungen und Warnungen aller geplanten Termine
Farblich und inhaltlich unterschiedlich präsentierte Warnungen dienen zum Optimieren der Planung
Die einfache Ressourcenbuchung für Einzel- und Serientermine bringt weitere Effizienzsteigerung