Debriefing Einsatz PerformX

Intro

Es ist immer bedauerlich, wenn ein Kunde uns verlässt - glücklicherweise kommt dies selten vor. Wir begleiten unsere Kunden auch in dieser Phase der Zusammenarbeit, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Eine frühzeitige Information an Performa ist hilfreich, um diesen Übergang sorgfältig planen zu können

Datenmigration auf ein Drittsystem

Übliches Vorgehen

• Initialer Datenmigrations-Workshop zur Definition des Migrationsumfangs

• Klärung der inhaltlichen, zeitlichen und technologischen Eckwerte der Datenmigration

• Angebotserstellung durch Performa und Zeit- sowie Ressourcenplanung

Vorbereitung Kunde im Hinblick Datenmigrations-Workshop

Im Betriebskonzept oder in zusätzlichen Screen Shots markieren, welche Daten (Tabellen/Felder) aus PerformX exportiert/übernommen werden sollen. Bei der Diskussion hilft auch eine Abgrenzung, welche Daten allenfalls nicht exportiert werden sollen (zum Beispiel Kontakteinträge, Pendenzen, Artikel, Konto etc.)

Eckwerte zu Vorgehen

• Datenmigrationen ab PerformX sind eher selten und erfolgen individuell je nach neuer Ziellösung

• Die Exporte werden von Performa individuell konfiguriert und bereitgestellt, sodass der Kunde jederzeit einen Export aller definierten Daten erstellen kann

• Somit kann im Parallelbetrieb das neue System aufgebaut und mit TEST-Daten befüllt werden, während PerformX weiterhin produktiv betrieben wird

Grundsatz der Datenexports aus PerformX

• Export aus PerformX als CSV, Semikolon getrennt mit Hochkomma

• Abfragen direkt im PerformX PROD, damit Export jederzeit durch Kunde erfolgen kann

• Reiner Export aus PerformX. Mapping/Konversion durch neuen Partner

• Pro Tabelle ein Export

• Felder mit Fremdschlüsseln werden (wo sinnvoll) mit ID und Text exportiert

• PerformX verwendet numerische ID (nicht GUID)

• Memo-Felder: "CRLF" ersetzen durch "|"

• Hochkommas durch einfache Anführungsstriche ersetzen

• Kein Export von Dokumenten, Fotos

• Hilfstabellen werden (wo sinnvoll) ebenfalls exportiert

• Mehrsprachige Felder werden exportiert

• Fremdschlüssel auf Bereich wo immer möglich mitgeben

Vorschlag generelle Bedingungen der Exporte

• Export Daten aller Geschäftsbereiche

• Export aktive und inaktive Datensätze (Statusfeld mit exportieren)

• Keine Datumseinschränkungen

Aufwand

• Datenmigrationen ab PerformX erfolgen individuell je nach Ziellösung und entsprechend wird im Anschluss an den initialen Datenmigrations-Workshop ein Angebot durch Performa erstellt.

Vorbereitungs- und Durchlaufzeit

• Vorlauf von 3-4 Monaten für die Datenmigration

• Die Datenmigration selbst benötigt erfahrungsgemäss rund 3 Monate Durchlaufzeit

Optionen für Übergang

Option A: Archivierung PDF-Belege/Rechnungen (Revision)

• Gewisse in PerformX generierte Dokumente (u. A. Rechnungsformulare) werden in der Datenbank gesichert und können durch den Kunden als PDF exportiert und separat gesichert werden

• Der Kunde hat damit im verlangten Zeitraum und darüber hinaus Zugriff auf die Rechnungen

Voraussetzungen

• Die Fakturierung aus PerformX ist abgeschlossen und es werde keine neuen Rechnungen mehr generiert

• Instruktion der Funktion “Export PDF-Belege” durch Performa hat stattgefunden

Verantwortung/Aufgaben Kunde

• Eigenständiges Exportieren der Rechnungen (nach Instruktion durch Performa)

• Verantwortung für Vollständigkeit und Korrektheit der exportierten Daten (Belege) liegt beim Kunden

Aufwand

• Der Dienstleistungsaufwand von Performa beträgt üblicherweise 6 – 8 Stunden (Schätzung) inklusive Instruktion und Testing

Option B: Weiterführung PerformX als Archivsystem

Diese Option bietet die Möglichkeit, PerformX auf der bestehenden Infrastruktur weiterlaufen zu lassen, mit einer reduzierten Anzahl Benutzerlizenzen und ohne Schnittstellen/Integrationen. Dies hat den Vorteil, dass im Bedarfsfall weiterhin auf das System und die Daten zugegriffen werden kann.

Eckwerte

• Reduktion auf zwei Benutzerlizenzen

• Nicht mehr lizenziert sind Integrationen wie beispielsweise OpenOlat, Abacus Schnittstellen Fibu, SuperMailer und Web sowie REST und Connector

  • In einer Übergangsphase, in welcher offene Posten noch im PerformX abgeschlossen werden müssen, kann die Abacus Schnittstelle Fibu und der Connector bei Bedarf weiterhin lizenziert und noch eingesetzt werden. Diese Übergangsregelung ist befristet und erfolgt nach individueller Absprache mit Performa

• Laufzeit immer 1 Jahr mit Option auf Verlängerung…

Leistungen

• Bereitstellung PerformX-Lizenzen für vereinbarte Anzahl Benutzer

Abgrenzung

• Bei dieser Option können keine Support- und Wartungsleistungen mehr in Anspruch genommen werden

• Performa übernimmt keine Verantwortung für allfällige geänderte oder neu erstellte Datensätze (z. B. Adressen, Rechnungen, Buchungen)

• REST- und BPE-Dienste müssen gestoppt werden

• Connector-Schnittstellen sind deaktiviert (davon ausgenommen sind individuell vereinbarte Übergangsregelungen - z.B. bei offenen Posten die noch in die Fibu übertragen werden müssen)

Kosten

• Verrechnet werden jährlich 15% des Wertes, der reduzierten Anzahl Benutzerlizenzen

• Es fallen keine weiteren Wartungskosten an wie Rating, Abo, Hosting (ausser es ist explizit in individuell vereinbarten Übergangsregelungen festgehalten)

Vertragsablauf

Kunde

• Per Kündigungsdatum müssen PerformX, Sybase, etc. auf allen Servern gelöscht sein

• Auf gemeinsamer Datenablage oder Plattformen gespeicherte Unterlagen sind (falls erwünscht) vor dem Kündigungsdatum eigenständig durch den Kunden zu kopieren und bei sich abzulegen

Performa

• Löschung der Daten auf gemeinsamer Datenablage, Löschung der Fernzugriffe und Löschung der Datenbanken