Integration/Nummerierung und Unique-Mandant

Bei der Integration von PerformX und Abacus sind die folgenden Themen zentral und müssen vor der Einführung geklärt werden
- Mandanten und Geschäftsbereiche
- Definition führendes System für Adressen
- Nummerierungskonzept
Abacus hat seit über 10 Jahren ein Unique-Adressnummernkonzept im Standard umgesetzt. Bei Eröffnung eines Mandaten wird das auch so vorgeschlagen. Bestehende Mandanten können bei Bedarf nicht einfach umgestellt werden, sondern müssen migriert oder neu aufgesetzt werden
Da eine Adresse grundsätzlich in mehrere Abacus-Mandanten und -Applikationen übertragen werden muss, ist die Integration besonders zentral und muss im Detail geklärt werden
Die Vergabe von Belegnummern ist pro Mandant und Applikation eindeutig. Dort ist insbesondere die Abstimmung mit den externen Applikationen vorzunehmen
Diese Fragen sind im Rahmen des Vorprojekt mit dem Abacus-Partner und Performa zu klären und neu zu definieren

Im PerformX wird pro Adresse und Mandant eine eindeutige Nummer als Identifikation für Abacus geführt. Somit muss der Nummernbereich für PerformX im Abacus unique über alle Applikationen sein

Grundsatzfragen

Wie viele Mandanten werden betreffend Adressen und Nebenbüchern von PerformX bedient?
Besteht bereits ein oder mehrere Mandanten mit bestehenden Adress-/Debitorennummern?
Sollen nebst den Kundenadressen noch weitere Adressen führend im PerformX gepflegt werden?
Gibt es Adressen, die führend im Abacus geführt und an PerformX übergeben werden?
Wie gross ist die Überschneidung von Adressen bei Debitoren, Kreditoren und Mitarbeitenden?
Bei mehreren Mandanten ist zu prüfen, wie gross die Überschneidung der Adressen über alle Mandanten ist?
Existiert ein Nummernkreis im Abacus, wo PerformX eindeutige Nummern für die Adressnummer und Kundennummer übergeben kann?
Ist ein Umbau von mehreren Mandanten auf ein Konzept mit einem Mandant und mehreren Geschäftsbereichen geplant?

Entscheidungsmatrix

Einschätzung	Auswirkung Projektkosten
Standardmässige und zukunftsträchtigste Lösung	⚫
Erhöhte Komplexität punkto Konzept, Integration sowie auch Portal-Möglichkeiten	⚫ ⚫
Erhöhte Komplexität punkto Konzept, Integration sowie auch Portal-Möglichkeiten, Anpassungen an Abacus notwendig und Kompromisse betreffend Datenführung/Dubletten	⚫ ⚫ ⚫
Keine Umsetzung möglich, respektive nur mit grosser Einschränkung

	Neue(r) Abacus-Mandant(en)	Bestehende(r) Abacus-Mandant(en) mit Unique-Konzept	Bestehende(r) Abacus-Mandant(en) ohne Unique-Konzept
PerformX führend für alle Adressen (Adressen, Debitoren, Kreditoren, Mitarbeitende)	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch PerformX	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch PerformX	Aufgrund bestehender Daten kaum möglich ohne grössere Auswirkungen und vor allem Dubletten
PerformX nur führend für Debitorenadressen	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch PerformX und Abacus (je nach Einsatzgebiet)	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch PerformX und Abacus (je nach Einsatzgebiet)	“Nachbau” des Unique-Nummernkonzepts für Adressen/Debitorenadressen im Abacus Ist diese Adresse auch Kreditor oder Mitarbeiter, ergibt es eine Dublette
Abacus führend für alle Adressen	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch Abacus Adressen aus Abacus können in PerformX und im Portal nicht bearbeitet werden	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch Abacus Adressen aus Abacus können in PerformX und im Portal nicht bearbeitet werden	Übernahme aller Adressen ausschliesslich von Abacus Im PerformX können nur Adressen mit eindeutigen Nummern über alle Applikationen gespeichert werden
Gemischter Einsatz	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch PerformX Adressen aus Abacus können in PerformX und im Portal nicht bearbeitet werden	Unique-Konzept Abacus über alle Applikationen Nummernvergabe durch PerformX Adressen aus Abacus können in PerformX nicht bearbeitet werden	“Nachbau” des Unique-Nummernkonzepts für Adressen/Debitorenadressen im Abacus Ist diese Adresse auch Kreditor oder Mitarbeiter, ergibt es eine Dublette Adressen aus Abacus können in PerformX nicht bearbeitet werden

Hinweise für Analyse Abacus mit Partner

Das Unique-Nummernkonzept ist nur umsetzbar, wenn der Abacus-Mandant neu aufgesetzt wird oder noch keine Nebenbücher im Einsatz sind. Ansonsten ist nur ein Neu-Setup eines Mandanten mit entsprechender partieller Datenmigration möglich (sehr aufwändig)
Eine Übersicht der aktuell vergebenen Adress-Nummernkreise pro Mandant und Applikation dienen bei der Analyse
- Welche Nummernkreise sind für welche Anwendung/Applikation vergeben?
- Welche Drittsysteme schreiben Daten über diese Schnittstellen und beziehen/vergeben Nummern?
- Gibt es Überschneidungen der Nummernkreise, falls ein Unique-Konzept simuliert werden soll?
In welchen Nummernkreisen werden die Belegnummern vergeben?

Abgrenzungen Reporting

Reporting: Wird später ein applikationsübergreifendes Reporting gewünscht, so ist eine eindeutige Identifikation der Adressen und Kunden über alle Applikationen notwendig. Das kann nur mit einem Unique-Konzept erreicht werden (der “Nachbau” des Unique-Nummernkonzepts für Debitorenadressen genügt nicht)
Dubletten: Werden Adressen in mehreren Systemen bearbeitet und führend administriert, so führt das zu doppelten Adressen. Dies ist auch in den rot markierten Szenarien kaum auszuschliessen

Checkliste für Abacus-Analyse (pro Mandant)

Mandant	xxxx
Eingesetzte Applikationen	Fibu, Debi, Kredi, Lohn, CRM
Unique-Konzept	Ja/Nein
Externe Schnittstelle	Manuell, REST, AbaConnect Applikationen Führende Daten

Beispiel Darstellung:

Abacus- Applikation	Typ	Verwendung Schnittstelle	Bereich
Debitoren	Belegnummer		xxx bis xxx
Debitoren	Kundennummer	Manuell	xxx bis xxx
Debitoren	Kundennummer	WebServices	xxx bis xxx