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• Versandart Rechnung

  • E-Mail --> Description: → Rechnung wird als PDF per E-Mail versandt

  • Post --> Description: → Rechnung wird ausgedruckt

  • Portal (Default) --> Description: → Rechnung wird im Portal bereitgestellt und der Benutzer via individuell konfigurierter Benachrichtigung informiert

  • eBill, Deep-Sign, PEAX (Future)In Zukunft sind hier weitere Versandarten via eBill, DeepSign etc. auswählbar

• Versandart Korrespondenz

  • E-Mail --> Description: → Kommunikation erfolgt via E-Mail

  • Post --> Description: Post → Dokument wird ausgedruckt

  • Portal (Default) --> Description: Dokument  → wird im Portal bereitgestellt und der Benutzer via individuell konfigurierter Benachrichtigung informiert

• Versandart Marketing

  • E-Mail --> Description: Mail → Kommunikation erfolgt via E-Mail

  • Post --> Description: Post → Kommunikation erfolgt per Post

  • Portal (Default) --> Description: Kommunikation erfolgt via E-Mail

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• •  → wird im Portal bereitgestellt und der Benutzer via individuell konfigurierter Benachrichtigung informiert

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Ermittlung aktueller Kommunikationsinformationen

• Grundsätzlich ist entscheidend, ob die Kommunikation direkt an die Firma, die Person oder im Rahmen an einer Anstellung an die entsprechende Person in einer Firma gesandt werden mussversandt wird. Die Informationen auf der Ereignisbuchung, der MitgliedschaftsbuchungMitgliedschafts-buchung, dem Beleg sind somit führenprioritär führend für die Kommunikation. Bei einer Anmeldeart 

  • "direkt" werden die Kommunikationsmittel der Person verwendet

  • bei "Anstellung" werden die Kommunikationsmittel der Anstellung verwendet (Versandart gemäss Person auch für Anstellung gültig)

• Je nach Versandart wird die Information aufgrund der hinterlegten Kommunikationstypen sowie der Anschriften automatisch ermittelt

  • E-Mail

    • Aktuell gültige E-Mail-Adresse

    • Für Rechnungen wir der aktuell gültige Eintrag “E-Mail Buchhaltung” und alternativ “E-Mail” verwendet

  • Post

    • Aktuell gültige Anschrift

  • Portal

    • Hinterlegter Portal-Benutzer

• Für die technischen Zwecke sind auf der Adresse und der Anstellung die zwei Relationen “AktuelleEmailBuchhaltung” verfügbar

Mögliche Anwendungsfälle

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Abweichende Zustelladresse für Firma

• Debitor bleibt Firma (keine Erfassung einer neuen Adresse)

• Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")

• Die Anschrift für die abweichende Adresse wird nicht mehr gepflegt. Annahme: Kein Versand mehr per Post

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Abweichende Rechnungsadresse für Firma

• Neue Adresse erfassen mit oder ohne E-Mail-Adresse

• Verwendung Rechnungsadresse gemäss Ereignisbuchung

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Rechnung an Privatperson und Anmeldeart "Direkt"

• Verwendung Rechnungsadresse (=Privatadresse)

• Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")

Rechnung an Firma bei Anmeldeart "Anstellung"

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Versandsteuerung für Rechnungen

• Auf jeder Ereignisbuchung und jeder Mitgliedschaftsbuchung steht das Feld “Rechnungsempfänger” sowie “Abweichender Rechnungsempfänger” zur Auswahl

• Für den Rechnungsversand werden die Versandarten dieser Person/Firma gewählt und dort wiederum nach der Priorität “E-Mail Buchhaltung” und “E-Mail” verknüpft

• Da eine allfällige vom Debitor abweichende Rechnungsanschrift mit der Abschaffung des postalischen Versandes nur noch auf die E-Mail-Adresse reduziert wird ist dafür keine Erfassung einer neuen Adresse notwendig

• Eine separate Adresse für eine Rechnungsadresse soll so nur noch in Ausnahmefällen erfasst werden müssen

Mögliche Anwendungsfälle

• Abweichende Zustelladresse einer Rechnung für eine Firma

  • Der Debitor bleibt die Firma (keine Erfassung einer neuen Adresse)

  • Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")

• Kommunikation an Person und Ereignisanmeldung einer Privatperson mit der Anmeldeart "Direkt"

• "Debitorenfähige" Rechnungsadresse --> auf Ereignisbuchung/Mitgliedschaftsbuchung/Beleg-Erstellung

• Bei Versandart Rechnung "E-Mail" --> Mindestens ein gültiger Eintrag für "E-Mail

  • Kommunikationsmittel ab Kommunikation an Privatperson je nach Versandart auf Person

• Kommunikation an Person und Anmeldeart "Anstellung"

  • Kommunikationsmittel ab Anstellung je nach Versandart auf Person

Validierung

Um einen möglichst reibungslosen Betrieb beim Versand sicherzustellen, werden folgende Validierungen ergänzt

• • • Prüfen “Versandart Korrespondenz”

    • Verwenden hinterlegte Kommunikationseinträge auf der Person

  • Versand Rechnung gemäss der auf der Ereignisbuchung hinterlegten Rechnungsadresse

    • Prüfen “Versandart Rechnung”

    • Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"

• Bei Versandart Kommunikation/Dokument "E-Mail" --> Ein gültiger Eintrag für "E-Mail"

• Bei Versandart "Post" --> Eine gültige Anschrift

• Bei Versandart "Portal" --> Ein gültiger Portal-Benutzer

im Feld “Versandart Rechnung” ausgewählt werden, wie eine RG zugestellt werden soll.

• Post: Die Rechnung wird gedruckt und via Post verschickt

• E-Mail: Die Rechnung wird als Report generiert und als E-Mail-Anhang verschickt

• Portal: Die Rechnung wird als Report generiert und im Portal zur Verfügung gestellt

• eBill

• DeepSign

• PEAX

Auf einer Person oder einer Firma kann im Feld “Versandart Korrespondenz” ausgewählt werden, wie die Korrespondenz (exklusiv RG) zugestellt werden soll.

• Post: Die Korrespondenz wird gedruckt und via Post verschickt

• E-Mail: Die Korrespondenz wird als E-Mail verschickt

• Portal: Die Korrespondenz wird im Portal zur Verfügung gestellt

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Versandsteuerung für Rechnungen

Auf jeder Ereignisbuchung und jeder Mitgliedschaftsbuchung steht das Feld “Rechnungsempfänger” zur Verfügung (Mussfeld? automatisch abgefüllt?). Wenn nun für die entsprechende Buchung eine Rechnung generiert wird, erkennt PerformX wer der Rechnungsempfänger ist. Auf dem Rechnungsempfänger ist über das Feld “Versandart Rechnung” erkennbar, wie die Rechnung versendet werden soll. Entsprechend dieser Angabe wird die Rechnung aufbereitet und dem Rechnungsempfänger zugestellt.

Versandsteuerung für Korrespondenz

Je nachdem woher ein Versand getätigt werden soll, können die Empfänger unterschiedlich sein. Z.B. alle Teilnehmer eines Ereignisses oder alle Mitglieder einer Mitgliedschaft.

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• Bei einer Person/Firma können verschiedene Kommunikationsmittel erfasst werden

  • Auf einer Person werden immer die privaten Kommunikationsmittel erfasst

  • Die Hinterlegung der geschäftlichen Kommunikationsmittel erfolgt über die Anstellung:

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• Auf den erfassten Kommunikationsmittel kann ausgewählt werden, ob Rechnungen, Marketinginformationen und allgemeine Mitteilungen verschickt werden sollen, vorausgesetzt. die dazu passende Versandart wurde gewählt:

  • Versand Rechnung: Post, E-Mail, Portal, eBill, DeepSign

  • Versand Korrespondenz: Post, E-Mail, Portal

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Entscheidend für den Versand ist jeweils die auf einer Ereignisbuchung, einer Mitgliedschaftsbuchung oder einem Beleg hinterlegten Anschrift.

• Ereignisanmeldung einer Privatperson mit der Anmeldeart "Anstellung"

  • Kommunikation an die auf der Anstellung hinterlegte Person

    • Prüfen “Versandart Korrespondenz” der Person

    • Verwenden hinterlegte Kommunikationseinträge auf der Anstellung

  • Versand Rechnung gemäss der auf der Ereignisbuchung hinterlegten Rechnungsadresse

    • Prüfen “Versandart Rechnung”

    • Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"