Die gewünschte Versandart
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Auf einer Person oder einer Firma kann im Feld “Versandart Rechnung” ausgewählt werden, wie eine RG zugestellt werden soll.
Post: Die Rechnung wird gedruckt und via Post verschickt
E-Mail: Die Rechnung wird als Report generiert und als E-Mail-Anhang verschickt
Portal: Die Rechnung wird als Report generiert und im Portal zur Verfügung gestellt
eBill
DeepSign
PEAX
Auf einer Person oder einer Firma kann im Feld “Versandart Korrespondenz” ausgewählt werden, wie die Korrespondenz (exklusiv RG) zugestellt werden soll.
Post: Die Korrespondenz wird gedruckt und via Post verschickt
E-Mail: Die Korrespondenz wird als E-Mail verschickt
Portal: Die Korrespondenz wird im Portal zur Verfügung gestellt
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kann pro Adresse individuell eingestellt werden. Bei den Kommunikationstypen wird unterschieden zwischen
Rechnung
Korrespondenz
Marketing
Diese Einstellung gilt jeweils für diese Adresse unabhängig ihrer Beziehung zu ihren Mitarbeitern oder Arbeitgebern
Je nach gewählter Versandart wird die aktuell gültige Information wie Anschrift, E-Mail etc. automatisch ermittelt
Ziel ist eine möglichst vollständige Kommunikation via PerformX Portal
Versandart
Pro Adresse kann die Versandart für die folgenden drei Kommunikationstypen individuell gesteuert werten. Pro Kommunikationstyp kann nur eine Versandart ausgewählt werden.
Versand Rechnung | Versand Korrespondenz | Versand Marketing | |
|---|---|---|---|
Post |
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|
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E-Mail |
|
|
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Portal |
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Ermittlung aktueller Kommunikationsinformationen
Grundsätzlich ist entscheidend, ob die Kommunikation direkt an die Firma, die Person oder im Rahmen an einer Anstellung versandt wird.
Die Informationen auf der Ereignisbuchung und/oder der Mitgliedschaftsbuchung sind führend für die Kommunikation.
Anmeldeart | Post | Portal | |
|---|---|---|---|
Direkt | Anschrift Teilnehmer | Portalaccount | |
Anstellung | Anschrift Firma/Arbeitgeber |
| Portalaccount |
Wie sich die aktuelle Anschrift exakt aus den verschiedenen Adressfeldern zusammensetzt, kann in der Lasche “Info” bei “Aktuelle Adresse” angeschaut werden.
(Weitere Informationen zur Berechnung der Anschrift ist hier Länder, siehe “Adressformatierung”)Für die technischen Zwecke sind auf der Adresse und der Anstellung die zwei Relationen “AktuelleEmailBuchhaltung” verfügbar
Versandsteuerung für Rechnungen
Auf jeder Ereignisbuchung und jeder Mitgliedschaftsbuchung steht das Feld “Rechnungsempfänger”
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Versandsteuerung für Korrespondenz
Je nachdem woher ein Versand getätigt werden soll, können die Empfänger unterschiedlich sein. Z.B. alle Teilnehmer eines Ereignisses oder alle Mitglieder einer Mitgliedschaft.
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Bei einer Person/Firma können verschiedene Kommunikationsmittel erfasst werden
Auf einer Person werden immer die privaten Kommunikationsmittel erfasst
Die Hinterlegung der geschäftlichen Kommunikationsmittel erfolgt über die Anstellung:
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Auf den erfassten Kommunikationsmittel kann ausgewählt werden, ob Rechnungen, Marketinginformationen und allgemeine Mitteilungen verschickt werden sollen, vorausgesetzt. die dazu passende Versandart wurde gewählt:
Versand Rechnung: Post, E-Mail, Portal, eBill, DeepSign
Versand Korrespondenz: Post, E-Mail, Portal
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Entscheidend für den Versand ist jeweils die auf einer Ereignisbuchung, einer Mitgliedschaftsbuchung oder einem Beleg hinterlegten Anschrift.
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Ziel ist eine möglichst vollständige Kommunikation via PerformX Portal
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sowie “Abweichender Rechnungsempfänger” zur Auswahl
Für den Rechnungsversand werden die Versandarten dieser Person/Firma gewählt und dort wiederum nach der Priorität “E-Mail Buchhaltung” und “E-Mail” verknüpft
Da eine allfällige vom Debitor abweichende Rechnungsanschrift mit der Abschaffung des postalischen Versandes nur noch auf die E-Mail-Adresse reduziert wird ist dafür keine Erfassung einer neuen Adresse notwendig
Eine separate Adresse für eine Rechnungsadresse soll so nur noch in Ausnahmefällen erfasst werden müssen
Mögliche Anwendungsfälle
Abweichende Zustelladresse einer Rechnung für eine Firma
Der Debitor bleibt die Firma (keine Erfassung einer neuen Adresse)
Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")
Ereignisanmeldung einer Privatperson mit der Anmeldeart "Direkt"
Kommunikation an Privatperson je nach Versandart auf Person
Prüfen “Versandart Korrespondenz”
Verwenden hinterlegte Kommunikationseinträge auf der Person
Versand Rechnung gemäss der auf der Ereignisbuchung hinterlegten Rechnungsadresse
Prüfen “Versandart Rechnung”
Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"
Ereignisanmeldung einer Privatperson mit der Anmeldeart "Anstellung"
Kommunikation an die auf der Anstellung hinterlegte Person
Prüfen “Versandart Korrespondenz” der Person
Verwenden hinterlegte Kommunikationseinträge auf der Anstellung
Versand Rechnung gemäss der auf der Ereignisbuchung hinterlegten Rechnungsadresse
Prüfen “Versandart Rechnung”
Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"