Belege und Belegpositionen werden grundsätzlich aus Ereignissen und Mitgliedschaften generiert. Sie können jedoch auch manuell erstellt und bearbeitet werden
Bei der Erstellung einer Belegposition erfolgt die Berechnung des Preises sowie der verbuchungsrelevanten Informationen. Diese werden auf der Belegposition gespeichert und werden bei nachträglichen Stammdatenanpassungen nicht aktualisiert
Beleg
Der Geschäftsbereich steuert die Verbuchung in Abacus, die Preisberechnung und die Präsentation der Rechnung. Der Geschäftsbereich wird gemäss Voreinstellung als Standardwert eingesetzt
Die Belegarten steuern die Belegdarstellung sowie die Verbuchung
Die Zahlungswege sind pro Geschäftsbereich hinterlegt. Für die Generierung einer QR-Rechnung muss auch ein entsprechender QR-Zahlungsweg ausgewählt werden
Bei einer automatischen Beleggenerierung wird der Debitor gemäss der Konfiguration auf den Tabellen Ereignisbuchung und Mitgliedschaftsbuchung gesetzt. Bei einer manuellen Beleg-Erstellung muss der Debitor manuell ausgewählt werden. Der Debitor entspricht dem Kunden, der auch an Abacus übertragen wird
Individuelle Hinweise auf der Rechnung wie Referenzen, Kostenstellen etc. können im Feld “Hinweis Kunde” erfasst werden. Dieser Text wird auf der Rechnung im Belegkopf angedruckt
Die Zahlungskondition wird aufgrund der pro Angebot hinterlegten Regel automatisch gesetzt. Diese kann via “Individuelle Fälligkeit” übersteuert werden. Das gültige Fälligkeitsdatum wird für den Beleg verwendet und auch an Abacus übertragen
Mit dem Belegdatum wird gesteuert
der Andruck der Rechnung
das Debitoren Beleg-, Dispo- und Fibu-Datum (die Abgrenzung wird anderweitig realisiert)
Die Totalisierung erfolgt aufgrund der einzelnen Belepositionen beim Speichern
Für den Beleg sind folgende Belegstati relevant
Entwurf: Beleg noch in Arbeit und Freigabe pendent
Definitiv: Beleg versandt/publiziert und freigegeben
Verbucht: Beleg erfolgreich an Abacus übertragen
Die Zahlungsstati werden direkt aus Abacus aktualisiert
Offen
Teilbezahlt
Bezahlt/Überbezahlt
Die Felder Offener Betrag und Mahnstufe werden aus Abacus aktualisiert
Belegposition
Auf der Belegposition wird der Artikel sowie der entsprechende Preislisteneintrag verlinkt. Bei der Generierung einer Belegposition ab Ereignis erfolgt dies automatisch
Ab dem Artikel wird die Preisbasis (Inklusive oder Exklusive) übernommen. Entsprechend werden die Felder auf der Maske gesteuert
Die Sortierung steuert die Reihenfolgt des Andrucks der einzelnen Position auf der Rechnung
Aufgrund der Preisbasis werden die entsprechenden Felder entweder in der Version exkl. MWST oder inkl. MWST dargestellt. Die Umrechnung erfolgt im Hintergrund
Einzelpreis: Wird vom Artikel übernommen
Einzelpreis übersteuert: Manuelle Übersteuerung durch den Benutzer
Einzelpreis: Massgebender Einzelpreis pro Einheit
Bruttobetrag: Massgebender Preis über alle Einheiten
Das Leistungsdatum ist massgeben für die Herleitung der korrekten Preises auf der Zeitachse sowie der MWST-Codes auf der Zeitachse (Leistungserbrinungs-Datum). Bei der Generierung einer Belegposition ab Ereignis erfolgt dies automatisch
Der Rabattbetrag wird (je nach Preisbasis) ebenfalls als exkl. MWST oder inkl. MWST dargestellt
Der Rabatttext sowie die Zusatzbeschreibung werden auf der Rechnung präsentiert. Wahlweise können diese auch an Abacus übertragen werden
Die Felder MWST, Konto und Kostenstelle werden im Rahmen der Erstellung einer Belegposition generiert
MWST: Basis Leistungsdatum
Konto: Basis Belegdatum
Kostenstelle: Basis Belegdatum (1. Priorität ab Artikel, 2. Priorität ab Ereignis)