Die gewünschte Versandart kann pro Person und Firma individuell eingestellt werden. Dabei wird unterschieden zwischen den Versandart für
Rechnung
Korrespondenz
Marketing
Pro Typ kann je zwischen Portal (Standard), E-Mail oder Post ausgewählt werden
Diese Einstellung gilt jeweils für diese Person oder Firma unabhängig ihrer Anstellungen
Je nach gewählter Versandart wird die aktuell gültige Information wie Anschrift, E-Mail etc. automatisch ermittelt
Versandart
Auf einer Person oder einer Firma kann die Versandart für die folgenden drei Kommunikationstypen individuell gesteuert werten
Versandart Rechnung
E-Mail → Rechnung wird als PDF per E-Mail versandt
Post → Rechnung wird ausgedruckt
Portal (Default) → Rechnung wird im Portal bereitgestellt und der Benutzer via individuell konfigurierter Benachrichtigung informiert
In Zukunft sind hier weitere Versandarten via eBill, DeepSign etc. auswählbar
Versandart Korrespondenz
E-Mail → Kommunikation erfolgt via E-Mail
Post → Dokument wird ausgedruckt
Portal (Default) → wird im Portal bereitgestellt und der Benutzer via individuell konfigurierter Benachrichtigung informiert
Versandart Marketing
E-Mail → Kommunikation erfolgt via E-Mail
Post → Kommunikation erfolgt per Post
Portal (Default) → wird im Portal bereitgestellt und der Benutzer via individuell konfigurierter Benachrichtigung informiert
Ermittlung aktueller Kommunikationsinformationen
Grundsätzlich ist entscheidend, ob die Kommunikation direkt an die Firma, die Person oder im Rahmen an einer Anstellung versandt wird. Die Informationen auf der Ereignisbuchung, der Mitgliedschafts-buchung, dem Beleg sind prioritär führend für die Kommunikation. Bei einer Anmeldeart
"direkt" werden die Kommunikationsmittel der Person verwendet
bei "Anstellung" werden die Kommunikationsmittel der Anstellung verwendet
Je nach Versandart wird die Information aufgrund der hinterlegten Kommunikationstypen sowie der Anschriften automatisch ermittelt
E-Mail
Aktuell gültige E-Mail-Adresse
Für Rechnungen wir der aktuell gültige Eintrag “E-Mail Buchhaltung” und alternativ “E-Mail” verwendet
Post
Aktuell gültige Anschrift
Portal
Hinterlegter Portal-Benutzer
Für die technischen Zwecke sind auf der Adresse und der Anstellung die zwei Relationen “AktuelleEmailBuchhaltung” verfügbar
Versandsteuerung für Rechnungen
Auf jeder Ereignisbuchung und jeder Mitgliedschaftsbuchung steht das Feld “Rechnungsempfänger” sowie “Abweichender Rechnungsempfänger” zur Auswahl
Für den Rechnungsversand werden die Versandarten dieser Person/Firma gewählt und dort wiederum nach der Priorität “E-Mail Buchhaltung” und “E-Mail” verknüpft
Da eine allfällige vom Debitor abweichende Rechnungsanschrift mit der Abschaffung des postalischen Versandes nur noch auf die E-Mail-Adresse reduziert wird ist dafür keine Erfassung einer neuen Adresse notwendig
Eine separate Adresse für eine Rechnungsadresse soll so nur noch in Ausnahmefällen erfasst werden müssen
Mögliche Anwendungsfälle
Abweichende Zustelladresse einer Rechnung für eine Firma
Der Debitor bleibt die Firma (keine Erfassung einer neuen Adresse)
Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")
Ereignisanmeldung einer Privatperson mit der Anmeldeart "Direkt"
Kommunikation an Privatperson je nach Versandart auf Person
Prüfen “Versandart Korrespondenz”
Verwenden hinterlegte Kommunikationseinträge auf der Person
Versand Rechnung gemäss der auf der Ereignisbuchung hinterlegten Rechnungsadresse
Prüfen “Versandart Rechnung”
Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"
Ereignisanmeldung einer Privatperson mit der Anmeldeart "Anstellung"
Kommunikation an die auf der Anstellung hinterlegte Person
Prüfen “Versandart Korrespondenz” der Person
Verwenden hinterlegte Kommunikationseinträge auf der Anstellung
Versand Rechnung gemäss der auf der Ereignisbuchung hinterlegten Rechnungsadresse
Prüfen “Versandart Rechnung”
Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"
Ziel ist eine möglichst vollständige Kommunikation via PerformX Portal