CRM | Versandart und -steuerung

Versandart

Auf einer Person oder einer Firma kann die Versandart für die folgenden drei Kommunikationstypen individuell gesteuert werten

• Versandart Rechnung

  • E-Mail --> Description: Rechnung wird als PDF per E-Mail versandt

  • Post --> Description: Rechnung wird ausgedruckt

  • Portal (Default) --> Description: Rechnung wird im Portal bereitgestellt und via Benachrichtigung informiert

  • eBill, Deep-Sign, PEAX (Future)

• Versandart Korrespondenz

  • E-Mail --> Description: Kommunikation erfolgt via E-Mail

  • Post --> Description: Dokument wird ausgedruckt

  • Portal (Default) --> Description: Dokument wird im Portal bereitgestellt und via Benachrichtigung informiert

• Versandart Marketing

  • E-Mail --> Description: Kommunikation erfolgt via E-Mail

  • Post --> Description: Kommunikation erfolgt per Post

  • Portal (Default) --> Description: Kommunikation erfolgt via E-Mail

Ermittlung aktuelle Information

• Grundsätzlich ist entscheidend, ob die Kommunikation direkt an die Firma, die Person oder im Rahmen an einer Anstellung an die entsprechende Person in einer Firma gesandt werden muss. Die Informationen auf der Ereignisbuchung, der Mitgliedschaftsbuchung, dem Beleg sind somit führen

• Bei einer Anmeldeart 

  • "direkt" werden die Kommunikationsmittel der Person verwendet

  • "Anstellung" werden die Kommunikationsmittel der Anstellung verwendet (Versandart gemäss Person auch für Anstellung gültig)

• Je nach Versandart wird die Information aufgrund der hinterlegten Kommunikationstypen sowie der Anschriften automatisch ermittelt

  • E-Mail

    • Aktuell gültige E-Mail-Adresse

    • Für Rechnungen wir der aktuell gültige Eintrag “E-Mail Buchhaltung” und alternativ “E-Mail” verwendet

  • Post

    • Aktuell gültige Anschrift

  • Portal

    • Hinterlegter Portal-Benutzer

• Für die technischen Zwecke sind auf der Adresse und der Anstellung die zwei Relationen “AktuelleEmailBuchhaltung” verfügbar

Mögliche Anwendungsfälle

• Abweichende Zustelladresse für Firma

  • Debitor bleibt Firma (keine Erfassung einer neuen Adresse)

  • Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")

  • Die Anschrift für die abweichende Adresse wird nicht mehr gepflegt. Annahme: Kein Versand mehr per Post

• Abweichende Rechnungsadresse für Firma

  • Neue Adresse erfassen mit oder ohne E-Mail-Adresse

  • Verwendung Rechnungsadresse gemäss Ereignisbuchung

• Rechnung an Privatperson und Anmeldeart "Direkt"

  • Verwendung Rechnungsadresse (=Privatadresse)

  • Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")

• Rechnung an Firma bei Anmeldeart "Anstellung"

  • Verwendung Rechnungsadresse (=Geschäftsadresse)

  • Ermittlung "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail" ab Privatperson ("Versand Rechnung" auf "E-Mail")

• Kommunikation an Person und Anmeldeart "Direkt"

  • Kommunikationsmittel ab Privatperson je nach Versandart auf Person

• Kommunikation an Person und Anmeldeart "Anstellung"

  • Kommunikationsmittel ab Anstellung je nach Versandart auf Person

Validierung

Um einen möglichst reibungslosen Betrieb beim Versand sicherzustellen, werden folgende Validierungen ergänzt

• "Debitorenfähige" Rechnungsadresse --> auf Ereignisbuchung/Mitgliedschaftsbuchung/Beleg-Erstellung

• Bei Versandart Rechnung "E-Mail" --> Mindestens ein gültiger Eintrag für "E-Mail Buchhaltung" oder "E-Mail"

• Bei Versandart Kommunikation/Dokument "E-Mail" --> Ein gültiger Eintrag für "E-Mail"

• Bei Versandart "Post" --> Eine gültige Anschrift

• Bei Versandart "Portal" --> Ein gültiger Portal-Benutzer

im Feld “Versandart Rechnung” ausgewählt werden, wie eine RG zugestellt werden soll.

• Post: Die Rechnung wird gedruckt und via Post verschickt

• E-Mail: Die Rechnung wird als Report generiert und als E-Mail-Anhang verschickt

• Portal: Die Rechnung wird als Report generiert und im Portal zur Verfügung gestellt

• eBill

• DeepSign

• PEAX

Auf einer Person oder einer Firma kann im Feld “Versandart Korrespondenz” ausgewählt werden, wie die Korrespondenz (exklusiv RG) zugestellt werden soll.

• Post: Die Korrespondenz wird gedruckt und via Post verschickt

• E-Mail: Die Korrespondenz wird als E-Mail verschickt

• Portal: Die Korrespondenz wird im Portal zur Verfügung gestellt

Versandsteuerung für Rechnungen

Auf jeder Ereignisbuchung und jeder Mitgliedschaftsbuchung steht das Feld “Rechnungsempfänger” zur Verfügung (Mussfeld? automatisch abgefüllt?). Wenn nun für die entsprechende Buchung eine Rechnung generiert wird, erkennt PerformX wer der Rechnungsempfänger ist. Auf dem Rechnungsempfänger ist über das Feld “Versandart Rechnung” erkennbar, wie die Rechnung versendet werden soll. Entsprechend dieser Angabe wird die Rechnung aufbereitet und dem Rechnungsempfänger zugestellt.

Versandsteuerung für Korrespondenz

Je nachdem woher ein Versand getätigt werden soll, können die Empfänger unterschiedlich sein. Z.B. alle Teilnehmer eines Ereignisses oder alle Mitglieder einer Mitgliedschaft.

• Bei einer Person/Firma können verschiedene Kommunikationsmittel erfasst werden

  • Auf einer Person werden immer die privaten Kommunikationsmittel erfasst

  • Die Hinterlegung der geschäftlichen Kommunikationsmittel erfolgt über die Anstellung:

• Auf den erfassten Kommunikationsmittel kann ausgewählt werden, ob Rechnungen, Marketinginformationen und allgemeine Mitteilungen verschickt werden sollen, vorausgesetzt. die dazu passende Versandart wurde gewählt:

  • Versand Rechnung: Post, E-Mail, Portal, eBill, DeepSign

  • Versand Korrespondenz: Post, E-Mail, Portal

Entscheidend für den Versand ist jeweils die auf einer Ereignisbuchung, einer Mitgliedschaftsbuchung oder einem Beleg hinterlegten Anschrift.