3.19 Eröffnung zusätzlicher Geschäftsbereich

Das Wichtigste in Kürze

Haben Sie die Option Geschäftsbereiche bereits im Einsatz, kann es vorkommen, dass ein neuer/zusätzlicher Geschäftsbereich eröffnet werden muss. Untenstehend sind die dazu notwendigen Fragen und Anpassungen dokumentiert.

Entscheidungshilfe zur Einführung eines neuen Geschäftsbereichs

Folgende Eckpunkte dienen bei der Entscheidung bezüglich Notwendigkeit eines neuen Geschäftsbereichs, oder gar einer separaten PerformX-Installation:

Thematik	Beschreibung	Im gleichen Geschäftsbereich möglich	Separater Geschäftsbereich	Separater Mandant
Rechtsform	Abbildung von mehreren Rechtsformen	Nein	Ja	Ja
Logo/CICD	Andruck von unterschiedliche Logos und/oder Adressanschriften	Nein	Ja	Ja
Logo/CICD	Umsetzung von unterschiedlichen CI/CD-Vorgaben	Analyse notwendig*	Ja	Ja
Integrationen	Differenzierte Verarbeitung der PerformX-Daten in den aktuellen Integrationen wie OpenOlat, schulNetz , Untis, Abacus, Web-Integrationen etc.	Analyse notwendig⁺	Ja	Ja
Finanzbuchhaltung	Der Übertrag erfolgt in einen separaten Mandaten	Nein	Ja	Ja
Finanzbuchhaltung	Übertrag erfolgt in den gleichen Mandanten aber in einen differenzierten Geschäftsbereich	Nein	Ja	Ja
Konten	Verwendung eines anderen Kontenplans oder Kostenstellen/Kostenträger	Ja (eingeschränkt)	Ja	Ja
Debitoren Sammelkonto	Verwendung eines abweichenden Debitoren-Sammelkontos	Ja (eingeschränkt)	Ja	Ja
Preisfindung/MWST	Abrechnung der Mehrwertsteuer erfolgt über eine separaten Mehrwertsteuer-Nummer	Nein	Ja	Ja
	Abbildung einer neuen Preisfindung betreffend Mehrwertsteuer (inklusive/exklusive)	Nein	Nein	Ja
	Die Mehrwertsteuer Abrechnung erfolgt nach einer anderen Methode (vereinnahmt vs. vereinbart)	Nein	Nein	Ja
Zahlungswege	Fakturierung mit einem separaten Zahlungsweg (Zahlungsverbindung)	Ja	Ja	Ja
Adressen	Trennung der Einsicht und Bearbeitung von Adressen pro Bereich/Mandant	Nein	Nein	Ja
Ressourcen	Trennung der Einsicht und Bearbeitung von Ressourcen pro Bereich/Mandant	Nein	Nein	Ja

Nebst den inhaltlichen Themen sind der Infrastruktur (Zugriff, Authentisierung) sowie den Berechtigungen innerhalb von PerformX die notwendige Beachtung zu schenken.

*Abhängig von der Art und Anzahl der Dokumente/Auswertungen, welche benötigt werden
⁺Abhängig von der Ausprägung der notwendigen Unterscheidung und der zur Verfügung stehenden Kriterien (Attribute)

Die wichtigsten Eckwerte

Ideale Vorlaufzeit/Information an Performa	6-8 Wochen
Auswirkungen PerformX-Betrieb	Mittel
PerformX-Unterbruch beim Kunden	-
Vor-Ort-Einsatz nötig	Nein

Falls durch den neuen Geschäftsbereich Anpassungen an bestehenden Dokumenten notwendig werden oder gar neue Dokumente gewünscht sind, muss dies separat besprochen und offeriert werden.

Falls der neue Geschäftsbereich Auswirkungen auf Umsysteme wie z.B. WebPerformX oder CRM hat, bitten wir Sie uns frühzeitig über die Anpassung zu informieren, da in diesem Falle Aufwendungen seitens Drittpartner (z.B. Zynex) entstehen können und diese koordiniert und geplant werden müssen.

Vorbereitung

Wir bitten Sie um folgende vorgängigen Abklärungen:

Nr.	Anforderung	Bemerkung
1	Wann ist die Umstellung geplant?
2	Durch wen soll die Umstellung durchgeführt werden? Variante 1: Kunde eröffnet selbstständig, QS durch Performa Variante 2: Einrichtung durch Performa exkl. Anpassung Dokumente
3	Wie erfolgt die Zuordnung zur Finanzbuchhaltung?
4	Bereitstellung Übersicht des Kontenplans für den neuen Geschäftsbereich. Wird mit bestehenden Konten gearbeitet oder müssen neue Konti erfasst werden?
5	Bereitstellung Übersicht der Kostenstellen/des Kostenträgerplans für den neuen Geschäftsbereich. Wird mit bestehenden Kostenstellen/Kostenträger gearbeitet oder müssen neue Kostenstellen/Kostenträger erfasst werden?
6	Wird mit den bestehenden MWST-Sätzen gearbeitet oder müssen neue Sätze erfasst werden? Wird eine separate MWST-Nummer für diesen Bereich geführt?
7	Für den neuen Bereich muss ein separater Zahlungsweg erstellt werden. Wie lauten die Angaben für diesen Zahlungsweg?
8	Wird mit dem bestehenden Rechnungsformular gearbeitet oder wird ein separates Rechnungsformular benötigt (welches sich im Layout unterscheidet)?
9	Wird für den neuen Geschäftsbereich ein unterschiedliches Debitorenkonto verwendet? Muss die Buchungsmatrix angepasst/erweitert werden?
10	Gibt es Anpassungen am CI/CD? Wird für den neuen Bereich ein unterschiedliches Logo verwendet? Gibt es Anpassungen an bestehenden Dokumenten? Werden neue Dokumente benötigt?
11	Wer hat Zugriff/Berechtigung auf den neuen Geschäftsbereich?
12	Klärung Einfluss und Abhängigkeiten zu den Umsystemen: WebPerformX/PerformX2Web OpenOLAT Edumendo ABACUS XRM Simego

Umsetzung

Je nach Anpassungsaufwand und internem PerformX-Know-how des Kunden wird die Eröffnung des neuen Geschäftsbereiches via Fernzugriff oder vor Ort beim Kunden durchgeführt und getestet werden. In der Regel kann diese Anpassung via Fernzugriff ausgeführt werden.

Nr.	Anforderung	Bemerkung
1	Erfassung neuer Bereich in den Einstellungen mit den folgenden Angaben: Kürzel/Bezeichnung Logos (gleiche Grösse/Format wie die bisherigen) Standard-Zahlungsweg (muss vorgängig erfasst werden) Währung FIBU-SST: Exportwährung Debitoren-SST: Angaben falls nötig Mahnformular Konto Debitoren (falls nötig) Zuweisung der berechtigten Mitarbeiter
2	Erfassung neuer Zahlungsweg in den Einstellungen inkl. ESR Codierschema (via Rechtsklick -> Zeige) Performa empfiehlt einen ESR-Test mit der Post/Bank durchzuführen
3	Hinterlegung des neuen Zahlungsweges inkl. Rechnungsformular auf den Belegarten in den Einstellungen
4	Erfassung neue Konti in den Einstellungen, falls nötig dem neuen Bereich zuweisen (muss durch Buchhaltung überprüft werden)
5	Erfassung neue Kostenstellen/Kostenträger in den Einstellungen, falls nötig dem neuen Bereich zuweisen (muss durch Buchhaltung überprüft werden)
6	Ergänzung Buchungsmatrix in den Einstellungen (falls nötig)
7	Erfassung neue Artikel (falls nötig) Ergänzung Verkaufspreise auf bestehenden Artikel (falls nötig)
8	Überprüfung, ob Anpassungen an der Sichtbarkeit von Dokumenten notwendig sind: Extras -> Auswertungen -> Selektion nach dem Feld 'Bedingung an das Objekt:'

Testfälle

Nr.	Kategorie	Titel/Beschreibung	Bemerkung
1	Andruck ESR	Die ESR-Codierzeile auf der Rechnung wird korrekt angedruckt (das Codierschema auf dem Zahlungsweg ist korrekt hinterlegt) ESR-Test durch Bank/Post durchführen und bestätigen lassen
2	Fakturierung	Die Fakturierung eines Ereignisses funktioniert korrekt Die Rechnungen können mit allen benötigen Belegarten korrekt erstellt werden Die Rechnungen werden mit den korrekten Zahlungswegen erstellt Die Rechnungen werden mit den korrekten Zahlungskonditionen erstellt
3	Mahnwesen	Prozess Mahnungen kann korrekt durchgeführt werden
4	Kontierung/ Kostenstellen	Die Artikel werden auf die korrekten Konten gebucht Es werden die korrekten Verkaufspreise gemäss Artikelstamm verrechnet Die Artikel werden auf die korrekten Kostenstellen/Kostenträger gebucht Die Artikel werden mit den korrekten MWST-Sätzen verbucht
5	Debitorenkonto/Buchungsmatrix	Die Einstellungen in der Buchungsmatrix wurden ergänzt/geprüft Die FIBU-Buchungen werden auf das korrekte Debitorenkonto gebucht Die Buchungen können korrekt an die FIBU übergeben werden
6	Rechnungslayout	Das Rechnungslayout ist korrekt Die MWST-Nummer wird korrekt angedruckt
7	CI/CD	Das Logo/die Logos werden korrekt auf den Dokumenten angedruckt (Kopf- und Fusszeilen) Das CI/CD des neuen Geschäftsbereichs wird korrekt dargestellt auf den Dokumenten
8	Schnittstellen/Rechnungswesen	Die Buchungen können korrekt an die FIBU oder an die Debitorenbuchhaltung übertragen werden (Export Datei erstellen und einlesen in Testmandant ABACUS)
9	Berechtigungen/Zugriff	Alle benötigen Mitarbeiter haben die korrekten Berechtigungen für den neuen Geschäftsbereich