3.19 Eröffnung zusätzlicher Geschäftsbereich

Das Wichtigste in Kürze

Haben Sie die Option Geschäftsbereiche bereits im Einsatz, kann es vorkommen, dass ein neuer/zusätzlicher Geschäftsbereich eröffnet werden muss. Untenstehend sind die dazu notwendigen Fragen und Anpassungen dokumentiert.

Entscheidungshilfe zur Einführung eines neuen Geschäftsbereichs

Folgende Eckpunkte dienen bei der Entscheidung bezüglich Notwendigkeit eines neuen Geschäftsbereichs, oder gar einer separaten PerformX-Installation:

Thematik

Beschreibung

Im gleichen Geschäftsbereich möglich

Separater Geschäftsbereich

Separater Mandant

Rechtsform

Abbildung von mehreren Rechtsformen

Nein

Ja

Ja

Logo/CICD

Andruck von unterschiedliche Logos und/oder Adressanschriften

Nein

Ja

Ja

Umsetzung von unterschiedlichen CI/CD-Vorgaben

Analyse notwendig*

Ja

Ja

Integrationen

Differenzierte Verarbeitung der PerformX-Daten in den aktuellen Integrationen wie OpenOlat, schulNetz , Untis, Abacus, Web-Integrationen etc.

Analyse notwendig+

Ja

Ja

Finanzbuchhaltung

Der Übertrag erfolgt in einen separaten Mandaten

Nein

Ja

Ja

Übertrag erfolgt in den gleichen Mandanten aber in einen differenzierten Geschäftsbereich

Nein

Ja

Ja

Konten

Verwendung eines anderen Kontenplans oder Kostenstellen/Kostenträger

Ja (eingeschränkt)

Ja

Ja

Debitoren

Sammelkonto

Verwendung eines abweichenden Debitoren-Sammelkontos

Ja (eingeschränkt)

Ja

Ja

Preisfindung/MWST

Abrechnung der Mehrwertsteuer erfolgt über eine separaten Mehrwertsteuer-Nummer

Nein

Ja

Ja

Abbildung einer neuen Preisfindung betreffend Mehrwertsteuer (inklusive/exklusive)

Nein

Nein

Ja

Die Mehrwertsteuer Abrechnung erfolgt nach einer anderen Methode (vereinnahmt vs. vereinbart)

Nein

Nein

Ja

Zahlungswege

Fakturierung mit einem separaten Zahlungsweg (Zahlungsverbindung)

Ja

Ja

Ja

Adressen

Trennung der Einsicht und Bearbeitung von Adressen pro Bereich/Mandant

Nein

Nein

Ja

Ressourcen

Trennung der Einsicht und Bearbeitung von Ressourcen pro Bereich/Mandant

Nein

Nein

Ja

Nebst den inhaltlichen Themen sind der Infrastruktur (Zugriff, Authentisierung) sowie den Berechtigungen innerhalb von PerformX die notwendige Beachtung zu schenken.

*Abhängig von der Art und Anzahl der Dokumente/Auswertungen, welche benötigt werden
+Abhängig von der Ausprägung der notwendigen Unterscheidung und der zur Verfügung stehenden Kriterien (Attribute) 

Die wichtigsten Eckwerte

 

Ideale Vorlaufzeit/Information an Performa

6-8 Wochen

Auswirkungen PerformX-Betrieb   

Mittel

PerformX-Unterbruch beim Kunden   

-

Vor-Ort-Einsatz nötig   

Nein

 

Falls durch den neuen Geschäftsbereich Anpassungen an bestehenden Dokumenten notwendig werden oder gar neue Dokumente gewünscht sind, muss dies separat besprochen und offeriert werden.

Falls der neue Geschäftsbereich Auswirkungen auf Umsysteme wie z.B. WebPerformX oder CRM hat, bitten wir Sie uns frühzeitig über die Anpassung zu informieren, da in diesem Falle Aufwendungen seitens Drittpartner (z.B. Zynex) entstehen können und diese koordiniert und geplant werden müssen.


Vorbereitung

Wir bitten Sie um folgende vorgängigen Abklärungen:

 

Nr.

Anforderung

Bemerkung

1

Wann ist die Umstellung geplant?

 

2

Durch wen soll die Umstellung durchgeführt werden?
  • Variante 1: Kunde eröffnet selbstständig, QS durch Performa

  • Variante 2: Einrichtung durch Performa exkl. Anpassung Dokumente

 

3

Wie erfolgt die Zuordnung zur Finanzbuchhaltung?

 

4

Bereitstellung Übersicht des Kontenplans für den neuen Geschäftsbereich. Wird mit bestehenden Konten gearbeitet oder müssen neue Konti erfasst werden?

 

5

Bereitstellung Übersicht der Kostenstellen/des Kostenträgerplans für den neuen Geschäftsbereich. Wird mit bestehenden Kostenstellen/Kostenträger gearbeitet oder müssen neue Kostenstellen/Kostenträger erfasst werden?

 

6

Wird mit den bestehenden MWST-Sätzen gearbeitet oder müssen neue Sätze erfasst werden? Wird eine separate MWST-Nummer für diesen Bereich geführt?

 

7

 

8

 

9

 

10

 

11

 

12

  • WebPerformX/PerformX2Web

  • OpenOLAT

  • Edumendo

  • ABACUS

  • XRM

  • Simego

 


Umsetzung

Je nach Anpassungsaufwand und internem PerformX-Know-how des Kunden wird die Eröffnung des neuen Geschäftsbereiches via Fernzugriff oder vor Ort beim Kunden durchgeführt und getestet werden. In der Regel kann diese Anpassung via Fernzugriff ausgeführt werden.

 

Nr.

Anforderung

Bemerkung

1

  • Kürzel/Bezeichnung

  • Logos (gleiche Grösse/Format wie die bisherigen)

  • Standard-Zahlungsweg (muss vorgängig erfasst werden)

  • Währung

  • FIBU-SST: Exportwährung

  • Debitoren-SST: Angaben falls nötig

  • Mahnformular

  • Konto Debitoren (falls nötig)

  • Zuweisung der berechtigten Mitarbeiter

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

7

 

8

 


Testfälle

Nr.

Kategorie

Titel/Beschreibung

Bemerkung

1

Andruck ESR

  • Die ESR-Codierzeile auf der Rechnung wird korrekt angedruckt (das Codierschema auf dem Zahlungsweg ist korrekt hinterlegt)

  • ESR-Test durch Bank/Post durchführen und bestätigen lassen

 

2

Fakturierung

  • Die Fakturierung eines Ereignisses funktioniert korrekt

  • Die Rechnungen können mit allen benötigen Belegarten korrekt erstellt werden

  • Die Rechnungen werden mit den korrekten Zahlungswegen erstellt

  • Die Rechnungen werden mit den korrekten Zahlungskonditionen erstellt

 

3

Mahnwesen

 

  • Prozess Mahnungen kann korrekt durchgeführt werden

 

4

Kontierung/

Kostenstellen

  • Die Artikel werden auf die korrekten Konten gebucht

  • Es werden die korrekten Verkaufspreise gemäss Artikelstamm verrechnet

  • Die Artikel werden auf die korrekten Kostenstellen/Kostenträger gebucht

  • Die Artikel werden mit den korrekten MWST-Sätzen verbucht

 

5

Debitorenkonto/Buchungsmatrix

  • Die Einstellungen in der Buchungsmatrix wurden ergänzt/geprüft

  • Die FIBU-Buchungen werden auf das korrekte Debitorenkonto gebucht

  • Die Buchungen können korrekt an die FIBU übergeben werden

 

6

Rechnungslayout

  • Das Rechnungslayout ist korrekt

  • Die MWST-Nummer wird korrekt angedruckt

 

7

CI/CD

  • Das Logo/die Logos werden korrekt auf den Dokumenten angedruckt (Kopf- und Fusszeilen)

  • Das CI/CD des neuen Geschäftsbereichs wird korrekt dargestellt auf den Dokumenten

 

8

Schnittstellen/Rechnungswesen

  • Die Buchungen können korrekt an die FIBU oder an die Debitorenbuchhaltung übertragen werden (Export Datei erstellen und einlesen in Testmandant ABACUS)

 

9

Berechtigungen/Zugriff

  • Alle benötigen Mitarbeiter haben die korrekten Berechtigungen für den neuen Geschäftsbereich