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Ereignisbuchungen

Ereignisbuchungen

  • Bereit zur Überprüfung

    • Der Prozess der Ereignisbuchungen kann für ein Ereignis mit oder ohne mit Unterereignisse ausgeführt werden

    • Der Buchungsautomatismus unterstützt beim Buchen auf untergeordnete Strukturen und berechnet den Buchungsstatus aufgrund der verfügbaren Plätze

    • Die Zuordnung der Teilnehmenden auf die einzelnen Termine (Erstellung von Terminbuchungen) erfolgt durch das System automatisiert im Nachgang. Dabei werden auch Terminbuchungen für Teilnehmende ohne Ereignisbuchungen automatisch bereinigt

    Ereignisbuchung erstellen

    1. Die Ereignisbuchung kann ab einer Person oder ab einem Ereignis erfolgen. Umfasst dieses Ereignis weitere Unterereignisse, so werden diese Daten auch für alle untergeordneten Ereignisbuchungen verwendet

    2. Im Detailformular werden die notwendigen Angaben erfassen

      1. Ereignis

      2. Buchungsrolle: Je nach Konfiguration kann aus mehreren Rollen vom Typ Teilnehmer oder Referent ausgewählt werden. Entsprechend werden Felder ein-/ausgeblendet respektive zu Pflichtfeldern

      3. Buchungsstatus

        1. Standardmässig werden Teilnehmer in der Rolle “Angemeldet” gebucht. Beim Speichern wird geprüft, ob noch genügend Plätze verfügbar sind und allenfalls der Buchungsstatus “Warteliste” ausgewählt”

        2. Referenten können mit dem Buchungsstatus Angemeldet gebucht werden

      4. Anmeldungsart: Definition, ob diese Teilnahme direkt als Privatperson oder im Rahmen einer Anstellung erfolgt. Aufgrund dessen muss die entsprechende Adresse oder die Anstellung ausgewählt werden

      5. Teilnehmer/Anstellung: Auswahl der Teilnehmeradresse respektive der zugeordneten Anstellung

      6. Der Rechnungsempfänger wird aufgrund obiger Auswahl automatisch ermittelt. Eine Übersteuerung erfolgt mit dem Feld “Abweichender Rechnungsempfänger”

      7. Im Feld Kundenreferenz können kundenspezifische Informationen notiert werden, die auf der Rechnung angedruckt werden

    3. Im Bereich “Unterereignisse” können die untergeordneten Ereignisse markiert werden, auf welche diese Person gleichzeitig gebucht werden soll

      1. Alle markierten Ereignisbuchungen werden automatisch erstellt

      2. Nach der erfolgreichen Buchung wird der Buchungsstatus pro Ereignisbuchung angezeigt

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    Anmeldungsart

    • Je nach Teilnahmeart muss zuerst die Person oder die Anstellung ausgewählt werden

    • Bei Anmeldung via “Anstellung” wird der Teilnehmer automatisch aufgrund der Anstellung ermittelt

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    Nachträglicher Wechsel der Anmeldungsart

    Wechselmöglichkeiten

    • Auf der Ereignisbuchung existiert eine Aktion “Anmeldeart wechseln”

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    • Wird die Aktion ausgeführt erscheint ein Pop-up in welchem die Auswahl zwischen den Anmeldearten Direkt und Anstellung besteht.

    • Der Wechsel hat Auswirkung auf die Ereignisbuchung und alle untergeordneten Ereignisbuchungen. (Terminbuchungen sind ausgeschlossen)

    • Falls eine abweichende Rechnungsadresse besteht, wird diese entfernt.

    Bedingungen

    • Ein Wechsel ist möglich, solange das Ereignis nicht als abgeschlossen / abgesagt geführt wird.

    • Ein Wechsel beeinflusst keine bereits erstellten Belege.

    Buchungsverhalten

    1. Der manuell definierte Status ab Ereignisbuchung wird grundsätzlich für alle untergeordnete Ereignisse übernommen

    2. Sofern auf den Unterereignissen keine freien Plätze verfügbar sind, wir die Buchung mit dem Buchungsstatus “Warteliste” gebucht

    3. Individualisierungen müssen manuell auf den Unterereignissen verändert werden

    4. Durch Klick auf das Ereignis respektive den Buchungsstatus kann direkt auf die entsprechenden Objekte gewechselt werden

    Ereignisbuchung bearbeiten

    1. Änderungen auf der übergeordneten Ereignisbuchung werden automatisch auf alle untergeordneten Ereignisbuchungen übernommen, sobald diese nicht abgemeldet wurden

    2. Veränderungen auf den untergeordneten Ereignisbuchungen werden nicht auf die übergeordnete Ereignisbuchung übernommen

    3. Wird eine Ereignisbuchung nachträglich deaktiviert, so wird der Teilnehmer auf dieser Ereignisbuchung automatisch abgemeldet

    4. Wenn eine Ereignisbuchung ohne Markierung später markiert wird, so erfolgt automatisch eine Buchung

    Buchungsstatus

    Ein Wechsel eines Buchungsstatus erfolgt über die Aktion “Buchungsstatus wechseln”. Beim Ausführen der Aktion kann zudem ausgewählt werden, ob der Vorgang für das einzelne Ereignis oder auch für die untergeordneten Ereignisse vorgenommen werden soll.

    Nicht alle Buchungsrollen können in jeden Status transferiert werden:

    Buchungsfunktion

    Mögliche Status

    Buchungsfunktion

    Mögliche Status

    Teilnehmer

    Angemeldet, Abgemeldet, Warteliste, Dispensiert, Abgebrochen

    Referent

    Angemeldet, Abgemeldet

    Auftraggeber

    Angemeldet, Abgemeldet

    Warteliste

    • Die Option “Warteliste” wird in den Stammdaten der Ereignistypen administriert

    • Sobald ein Ereignis ausgebucht ist, wird nach der Anmeldung die Person automatisch auf den Status “Warteliste” gesetzt

    Umgebucht