Prozess

Open

Anstellung/Onboarding

• Der Anstellungs- und Onboarding-Prozess erfolgt ausserhalb von PerformX

• Ein neuer Mitarbeiter oder unselbständiger Referent wird im Abacus mit allen notwendigen Stammdaten erfasst und via Schnittstelle an PerformX übertragen

• Die Daten sind m PerformX nicht änderbar, jedoch können die bildungsspezifischen Themen ergänzt werden

• Ist eine Adresse aus planerischen Zwecken bereits früher im PerformX erfasst, so kann diese nach der späteren Erfassung im Abacus verknüpft werden, damit keine doppelten Adressen entstehen

• Das Gleiche gilt auch für Selbständigerwerbende, die via DeepBox eingelesen werden

Planung

• Im Planungsprozess werden die Referierenden auf die entsprechenden Ereignisse und Termine gebucht

• Als Resultat entstehen pro Einsatz Ressourcenbuchungen

• Aufgrund der Lektionsberechnung wird die Dauer einer Ressourcenbuchung in verrechenbare Einheiten umgewandelt

Bestätigung

• Die definierten Planungszeiten pro Ereignis werden dem Referenten im Portal präsentiert, welche angenommen und abgelegt werden müssen. Pro Buchung ist für den Referenten ersichtlich, zu welchen Konditionen die Abrechnung erfolgen wird

• Dadurch entsteht der offizielle Vertrag, der als Basis für die Auszahlung gilt

• Die Kommunikation über neue Anträge im Portal sowie die Annahme/Ablehnung wird durch PerformX kommunikativ unterstützt

• Die Angebotsverantwortung wird im Cc ebenfalls informiert und kann die Informationen im Portal jederzeit einsehen

Durchführung/Abschluss

• Im Rahmen der Durchführung können durch den Referenten zusätzliche Leistungen erfasst werden (Erstellen von Unterlagen etc.). Dazu dient ein vorgängig zu erstellender Leistungskatalog, der ausgewählt und mengenmässig ergänzt wird

• Spesen können nicht via PerformX erfasst/abgerechnet werden. Diese müssen via MyAbacus erfasst und verarbeitet werden

• Die Quittierung der PerformX-Leistungen erfolgt je nach Konfiguration pro Monat oder am Ende eines Ereignisses durch die Angebotsverantwortlichen

• PerformX erstelle nach der Freigabe die entsprechenden Abrechnungen, die in die Abacus Lohnbuchhaltung (periodenfremde Vorerfassung) verbucht wird

• In einem entsprechenden Lohnlauf werden die Vorerfassungsleistungen verarbeitet und ausbezahlt

• Spezialitäten

  • Für Mitarbeitende des Unternehmens werden keine Leistungen an Abacus übertragen

  • Bei Selbständigerwerbenden werden keine Leistungen an Abacus übertragen. Die Verarbeitung der Kreditorenrechnung erfolgt im Abacus, welche im PerformX manuell als verarbeitet markiert werden kann

• Die natürlichen Personen haben via MyAbacus Zugriff auf ihre Lohnabrechnung sowie den Lohnausweis

• In der Lohnabrechnung wird auf das Portal verweisen, wo die Details der einzelnen Leistungen und Einsätze dokumentiert sind

Konfigurationselemente

Abrechnungstypen

• Die Information muss pro Referent vordefiniert werden

• Pro Referent ist eine mehrfache Verwendung mögliche (ein Ereignis so, ein Ereignis anders)

• Pro Ereignisbuchung wird immer der gleiche Abrechnungstyp verwendet (keine Unterscheidung pro Einsatz im gleichen Ereignis)

• Mitarbeitende, die als Mitarbeitende des Unternehmens und als unselbständig Erwerbende geführt werden, haben im Abacus immer die gleiche Mitarbeiternummer

Verbuchungstyp

• Die Grunddefinition pro Referent erfolgt im Abacus und wird an PerformX übertragen

• Diese Information wird als Standard verwendet (auf der Zeitachse) und kann auf der Ereignisbuchung übersteuert werden

• Aufgrund dieser Information wird die Standard-Lohnart (mit AHV-Abrechnung) oder die Spezial-Lohnart (ohne AHV-Abrechnung/mit Quellensteuer) übermittelt. Dies kann auch eine Durchlauf-Lohnart sein, die durch das HR bearbeitet wird

Referentenqualifikation

• Führung der unterschiedlichen Referentenqualifikationen

• Zusätzliche Ebene für die Preisermittlung ab Artikel, jedoch nur für Honoarleistungen

Abrechnungsvarianten (pro System eine Variante)

Artikel (Leistungsart)

• Führen der definierten Leistungsarten mit individuellem Text

• Zuweisung der Lohnart aus Abacus mit Unterscheidung pro Verbuchungstyp

• Definition der Honoraransätze mit den Ebenen

  • Zeitachse

  • Geschäftsbereich

  • Referentenqualifikation

  • Teilnahmeart

• Die Kostenträger-Information für den Übertrag in die Lohnbuchhaltung wird immer vom entsprechenden Ereignis verwendet

Berechnungsgrundlagen

Gebuchte Einsätze

Individuelle Einsätze

Spesen

 Verarbeitung Abacus

Kommunikationselemente/Controlling

Backoffice

Portal (nur für Leistungsabrechnung)

Referent

Angebotsverantwortlicher

Benachrichtigungen

Reports