Release Notes vom 24.08.2024

Technische Umstellungen und Erweiterungen

Validierung

• Neue Validierungsfunktion für Ressourcen, Adressen und Artikel implementiert mit automatisierter, periodischer Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit

• Die Datensätze werden entsprechend markiert und beim Öffnen des Datensatzes mit konkreten Hinweisen versehen

• Damit soll verhindert werden, dass später im Prozess Probleme auftauchen oder Funktionen nicht ausgeführt werden können

• In den entsprechenden Tabellen stehen Ansichten für die Anzeige der Datensätze mit Warnungen zur Verfügung

Speicher für Dokumente und E-Mails

• Für generierte Reports/Dokumente und E-Mails stehen entsprechende Speicher zur Verfügung. Diese werden direkt in der Datenbank gespeichert und profitieren vom umfassenden Berechtigungssystem. Entsprechend sind diese Daten auch im Portal verfügbar

• Die Erstellen erfolgt entweder durch standardmässig integrierte Funktionen wie z.B. beim Fixieren und Abschliessen eines Beleges oder auch im Rahmen des Angebotsprozesses

• Die Verlinkungen zu den Dokumenten sind pro Person und auf den entsprechenden Objekten integriert

Reports, E-Mails und Benachrichtigungen

• Das Kommunikationskonzept und das Zusammenspiel mit den Angebotsprozessen wurde umgesetzt

• Details siehe Dokumentation

Berechtigungen

• Benutzer in der Rolle “Kundenadministrator” können Dashboards erstellen und bearbeiten

Neue Funktionalitäten und Erweiterungen

Adressen

Kontakteinträge

• Ausbau der Kontakteinträge

• Das Feld “Interne Kontaktperson” wurde eliminiert (Status auf Kontakteintrag aktiv)

Bildung

Ereignisse

• In den übergeordneten Ereignissen können nur noch Ereignisse vom gleichen Geschäftsbereich ausgewählt werden

• Pro Angebot kann definiert werden, ob eine Umbuchung durch den Mitarbeiter oder Vorgesetzten via Portal möglich ist. Eine Umbuchung ist nur auf Ereignisse des gleichen Angebots in der Zukunft möglich

Angebotsprozess/Meilensteine

• Die Angebotsprozesse werden nun direkt einem Angebot zugeordnet. Somit müssen nicht pro Angebot eigene Ereignisstatus/Meilensteine erfasst werden

• Pro Ereignis kann die Führung von Meilensteinen aktiviert werden. Die auf dem zugeordneten Angebot hinterlegten Ereignisstatus/Meilensteine werden Periodisch auf dem Ereignis ergänzt. Mutationen und Löschungen werden nicht vorgenommen

• Die Meilensteile werden auf dem Ereignis in einem separaten Register dargestellt. Die Ausführung der hinterlegten Reports kann pro Meilenstein ausgelöst werden

Termin-Widget für Info-Screen

• In einem standardmässigen Widget werden die heutigen Termine mit den entsprechenden Personen und Räume präsentiert

• Dieses Widget lässt sich auf einem Info-Screen oder Digital Signage-System integrieren

Ressourcen

Stammdaten

• Beim Führen von Platzhalter-Ressourcen muss keine Person eingesetzt werden

Ressourcenbuchungen

• Erweiterte Standardansichten mit entsprechenden Warnhinweisen und Quick-Filtern

• Neue Ansicht “Ressourcenbuchungen mit Warnungen”

Ereignisbuchungen/Ressourcenbuchungen

• Für neue Referenten-Ereignisbuchungen werden nicht mehr aktuelle Ressourcenbuchungen erstellt

• Die Planung erfolgt ausschliesslich via Planungs-Tab pro Ereignis

• Die Buchung von Referenten auf Ereignisebene dient lediglich zur Information

Abrechnung

Einschränkungen Belegdatum

• Pro Geschäftsbereich kann das früheste/späteste gültige Belegdatum definiert werden

• Es können keine manuellen Belege vor dem früheren Belegdatum erfasst werden

• Belege mit Belegdatum nach dem spätesten Belegdatum sind möglich. Der Übertrag ins Abacus erfolgt jedoch erst, wenn in den Geschäftsbereichen das Datum entsprechend angepasst wurde

• Damit wird verhindert, dass einerseits jederzeit Leistungen via Kurspublikation und im Backoffice verkauft und fakturiert werden können, die Verbuchung ins Abacus jedoch erst nach Eröffnung des entsprechenden Geschäftsjahres möglich ist

Belegerfassung

• Es können nur Artikel ausgewählt werden, die über keine aktuellen Warnungen verfügen

Belegpositionsvorlagen

• Die Belegpositionsvorlage ist neu pro Angebotsprozess definiert (nicht mehr pro Angebot)

Leistungen

• Gebuchte Leistungen können nicht gelöscht und auch nicht manuell ergänzt werden. Die Anpassung der gebuchten Leistungen ist je nach Konfiguration eingeschränkt (Pflichtigkeit, Menge)

Kurspublikation

• Neue Funktionen “Neue Position hinzufügen” und “Warenkorb aktualisieren”

• Beim Checkout-Prozess können neu alle relevanten Felder für Firmen und Personen erfasst werden. Damit wird sichergestellt, dass der Benutzer nicht Informationen in falsche Felder erfassen muss

• Wird im Checkout-Prozess (im angemeldeten Zustand) eine neue Adresse mit einer bereits bestehenden Sozialversicherungsnummer erfasst, so erscheint eine entsprechende Meldung: “Sie sind mit dieser Sozialversicherungsnummer bereits im System registriert. Bitte melden Sie sich mit dem entsprechenden Benutzerkonto an. Gerne unterstützen wir Sie auch persönlich.” (kundenspezifische Text-Anpassung möglich) Die Buchung kann nicht abgeschlossen werden

• Bei einer Kursanmeldung erfolgt die direkte Benachrichtigung und auch die automatisierte Belegerstellung. Ein Beleg wird nur für Ereignisbuchungen im Status “Angemeldet” erstellt. Für Buchungen im Status “Warteliste” wird eine entsprechende Meldung angezeigt

Portal

• Als Portal-Benutzer können via “Einstellungen” die persönlichen Daten bearbeitet werden

• Für die Rollen “Mitarbeiter” und “Vorgesetzter” ist eine Umbuchung auf ein Folgeereignis möglich, sofern das auf dem entsprechenden Angebot aktiviert wurde

• Pro Benutzer wird das letzte Login-Datum geführt. Das gilt auch für SSO-Anmeldungen über andere Plattformen

Korrekturen/Optimierungen

Suche

• Die Suche nach “+” und “&” funktioniert erwartungsgemäss via Globale Suche sowie den Filter

Ereignisbuchung

• Die Auswahl von Anstellungen auf der Ereignisbuchung wurde layoutmässig angepasst und performancemässig stark verbessert