Präsenzkontrolle | Funktionen

(Ergänzende Printscreens zur den Funktionen folgen)

Inhalte

Präsenzkontrolle auf dem Ereignis aktivieren

• Voraussetzung, siehe Präsenzkontrolle | Konzept

• Die Präsenzkontrolle wird pro Ereignis aktiviert (Default False)

• Action: Präsenzkontrolle aktivieren

  • Berechtigung für alle Backoffice-User

• Im Register “Termine” erscheinen die folgenden neuen Felder

  • Status “Präsenzkontrolle”: Durchführung, Auswertung, Abgeschlossen

  • “Erfassung Fehlzeiten”: Erfassung Fehlzeiten in Minuten oder Lektionen

• Sobald die Präsenzkontrolle auf dem Ereignis aktiviert wurde, kann der Referent Präsenzen via Portal erfassen

• Action: Präsenzstatus aktualisieren

  • Die summierten Felder betreffend der Präsenzen auf einer Ereignisbuchung werden aktualisiert

  • Ausführung manuell via Ereignis oder 1x pro Nacht automatisiert

• Für die Ereignisbuchungen gibt es eine eigene Ansicht “Präsenzübersicht”, welche eine Zusammenfassung der Präsenzstatus pro Teilnehmer zeigt

Open

Präsenzkontrolle auf Terminen

• Wird die Präsenzkontrolle auf einem Ereignis aktiviert, so wird diese auf allen zugehörigen Terminen ebenfalls aktiviert

• Ist die Präsenzkontrolle auf einem Termin aktiv, so wird das Feld “Status Präsenzkontrolle” angezeigt

• Zudem zeigen die Felder “Abschluss durch Benutzer” und Abschlusszeitpunkt Präsenzkontrolle” wer und wann die Präsenzkontrolle abgeschlossen wurden

• Soll für einen Termin keine Präsenzkontrolle stattfinden, so kann das Flag “Präsenzkontrolle aktiv” auf einem Termin manuell entfernt werden. Der Referent kann in diesem Fall keine Präsenzen via Portal eintragen

Präsenzen auf Terminbuchung

• Auf einer Terminbuchung wird der Präsenzstatus entweder durch das Backoffice oder durch den Referenten via Portal definiert

• Nebst dem Präsenzstatus können auch noch interne und externe Bemerkungen erfasst werden

• Zudem können allfällige Fehlzeiten eingetragen werden (je nach Definition auf Ereignis in Minuten oder Lektionen)

• Das Audit auf einer Terminbuchung ist aktiviert und somit können Änderungen an diesem Datensatz nachverfolgt werden

Präsenzstatus

• Die Präsenzstatus und die Entschuldigungsstatus werden getrennt geführt

• Die Entschuldigungsstatus werden nur beim Präsenzstatus “Nicht erschienen” optional erfasst

Präsenzerfassung durch Referenten via Portal

Open

• Unter dem Menüpunkt “Einsätze” findet der Referent eine eigene Ansicht “Einsätze mit pendenter Präsenzkontrolle”

• Unter dem Menüpunkt “Einsätze” können die Präsenzen für die Teilnehmenden erfasst werden, sofern die Präsenzkontrolle auf dem Termin aktiviert ist und der Termin in der Vergangenheit liegt

• Pro Teilnehmer kann der Präsenzstatus auf “Besucht” ( ) oder “Nicht erschienen” ( ) gesetzt werden. Durch Klick auf das Bleistift-Symbol können zusätzliche Bemerkungen sowie die Fehlzeiten eingetragen werden

• Action: Alle anwesend

  • Setzt den Präsenzstatus bei allen Teilnehmenden auf “Besucht”

• Action: Präsenzkontrolle abschliessen

  • Setzt den Präsenzstatus auf dem Termin auf “Abgeschlossen”

  • Ab diesem Zeitpunkt kann der Referent die Präsenzen zu diesem Termin nicht mehr bearbeiten

Nachbereitungen Präsenzkontrolle durch Backoffice

• Sobald die Präsenzen vollständig erfasst wurden, können diese durch das Backoffice geprüft werden

• Bei Terminbuchungen mit dem Status “Nicht erschienen” kann optional noch der Entschuldigungsstatus definiert werden (Entschuldigt, nicht entschuldigt)

• Pro Teilnehmerbuchung kann optional definiert werden, ob die Präsenz für dieses Ereignis erfüllt wurde oder nicht

• Wurden alle Daten erfasst, kann die Präsenzkontrolle durch setzen des Status “Abgeschlossen” im Feld “Status Präsenzkontrolle“ auf dem Ereignis abgeschlossen werden

Präsenzkontrolle deaktivieren

• Action: Präsenzkontrolle deaktivieren

  • Berechtigung für alle Backoffice-User

• Die Action muss via Zahlencode bestätigt werden

• Alle Präsenzstatus werden auf “Offen” zurückgesetzt

Präsenzen für Teilnehmer via Portal

• Wenn die Option Präsenzkontrolle aktiviert ist, wird dem Portal-Benutzer in der Rolle “Teilnehmer” unter dem Menüpunkt “Anmeldungen” zusätzlich die Spalte “Präsenzstatus” angezeigt

• Unter dem Menüpunkt “Termine” wird ihm ebenfalls die Spalte “Präsenzstatus” angezeigt

• Der Portal-Benutzer in der Rolle “Teilnehmer” hat keinen Einblick auf den Entschuldigungsstatus und die Bemerkungen

Präsenzen für Berufsbildner/Ausbildungsverantwortlicher via Portal

• Wenn die Option Präsenzkontrolle aktiviert ist, wird dem Portal-Benutzer in der Rolle “Berufsbildner” oder “Ausbildungsverantwortlicher“ unter den Kursbuchungen zusätzlich die Spalte “Präsenzstatus” angezeigt

• Unter den “Terminbuchungen“ wird ihm ebenfalls die Spalte “Präsenzstatus” sowie die internen und externen Bemerkungen angezeigt

• Unter dem Menüpunkt “Kurse” wird dem Portal-Benutzer zusätzlich die Spalte “Präsenzstatus” angezeigt

• Der Portal-Benutzer in der Rolle “Berufsbildner” oder “Ausbildungsverantwortlicher“ hat keinen Einblick auf den Entschuldigungsstatus

Benachrichtigungen (Pendent)

Die folgenden Benachrichtigungen werden im Zusammenhang mit der Präsenzkontrolle im Standard angeboten: