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3.15 Umstellung Zahlungswege

3.15 Umstellung Zahlungswege

Owned by Nicole Burri
22.09.2023
2 min read

Das Wichtigste in Kürze

Es kann vorkommen, dass bestehende Zahlungswege geändert werden müssen, z.B. wenn Sie von der Bank auf die Post wechseln.

Die wichtigsten Eckwerte

 

Vorlaufzeit/Information an Performa

4Wochen

Auswirkungen PerformX-Betrieb   

Niedrig

PerformX-Unterbruch beim Kunden   

-

Vor-Ort-Einsatz nötig   

Nein

 

Vorbereitung

Wir bitten Sie um folgende vorgängigen Abklärungen.

Nr.

Anforderung

Bemerkung

1

Welche Zahlungswege werden geändert?
Handelt es sich um einen neuen, zusätzlichen Zahlungsweg?
Wird ein Zahlungsweg abgelöst und mit einem bestehenden Zahlungsweg ersetzt?

 

2

Für welche Geschäftsbereiche ist der Zahlungsweg gültig (falls Sie mit Geschäftsbereichen arbeiten)?

 

3

Wann soll der/die Zahlungswege umgestellt werden?

  • Fixer Zeitpunkt (ab Tag X wird nur noch neuer Zahlungsweg verwendet)

  • Laufend (alter und neuer Zahlungsweg laufen parallel)

  • Umstellung mit Einführung QR

 

4

Die folgenden Angaben werden für einen Zahlungsweg der Post (VESR) benötigt:

  • Fibu-Konto

  • QR-IBAN

  • Firmenadresszeile 1-3 (zugunsten von)

  • QR/ESR-Code (erster Teil der Konto-Nr., z.B. 01)

  • QR/ESR-Nummer (mittlerer Teil der Konto-Nr., z.B. 66007)

 

5

Die folgenden Angaben werden für einen Zahlungsweg der Bank (BESR) benötigt:

  • Fibu-Konto

  • QR-IBAN

  • Bankadresszeile 1 und 2

  • Firmenadresszeile 1-3 (zugunsten von)

  • QR/ESR-Code ( z.B. 01)

  • QR-Kundenidentifikationsnummer/ESR-Nummer (6-stellig)

  • ESR-Teilnehmernummer nur für ESR-Einzahlungsschein, nicht aber für QR relevant (da Pflichtfeld, werden bei QR die letzten 6 Ziffern der QR-IBAN eingetragen)

 

6

Wird für den neuen Zahlungsweg ein bestehendes Rechnungsformular verwendet oder muss ein neues Rechnungsformular erstellt werden?

 

7

Mit welchen Belegarten soll der neue Zahlungsweg verknüpft werden?

 

 

Umsetzung

Variante 1: Einen neuen Zahlungsweg im PerformX erfassen

Nr.

Anforderung

Bemerkung

1

Unter Einstellungen - Zahlungswege wird der neue Zahlungsweg eröffnet mit allen benötigten Angaben (siehe oben)

 

2

Prüfen Einstellung der Zahlungserfassung in den Systemeinstellungen

 

3

Eintragen des Standard-Zahlungsweges unter den Geschäftsbereichen

 

4

Verknüpfung des Zahlungsweges mit den korrekten Belegarten

 

5

Falls nötig in den Systemeinstellungen (Register Rechnungen) der Standard-Zahlungsweg ändern

 

6

Falls nötig den Zahlungsweg auf den Verrechnungsregeln hinterlegen

 

7

Durchführen ESR- oder QR-Test

  • Die Testausdrucke müssen zur Prüfung und Abnahme an die Bank/Post zugestellt werden. Bitte klären Sie mit der Bank/Post wie viele Testausdrucke eingeschickt werden sollen

  • Drucken Sie die Test-Rechnungen immer auf dem korrekten Rechnungsdrucker  oder PDF aus

 

8

Beachten Sie, dass neue Zahlungswege auch in den Umsystemen entsprechend erfasst werden müssen (z.B. ABACUS, SAP etc.)

 

 

Variante 2: Einen Zahlungsweg ablösen und mit einem neuen Zahlungsweg ersetzen

Nr.

Anforderung

Bemerkung

1

Unter Einstellungen - Zahlungswege wird der neue Zahlungsweg eröffnet mit allen benötigten Angaben (wenn Bereiche geführt werden, unbedingt Bereichs-Einstellungen anpassen)

 

2

Belegart – neuer Zahlungsweg ergänzen - Der alte Zahlungsweg darf nur dann gelöscht werden, wenn keine Rechnungen mit dem ‘alten’ Zahlungsweg aus dem Archiv gedruckt werden sollen.

Wird der Zahlungsweg aus den Belegarten gelöscht, steht das Archiv nicht mehr zur Verfügung

 

3

Einstellungen – Verrechnungsregel, auf einer Verrechnungsregel ist evtl. noch der alte Zahlungsweg hinterlegt, ersetzen mit dem neuen Zahlungsweg

 

3

Bezeichnung des alten Zahlungswegs ergänzen mit „Inaktiv“

 

4

Test durch Kunde:

  • Neue Rechnung erstellen, wird der korrekte Zahlungsweg angedruckt auf dem Einzahlungsschein

  • Alte Rechnung aus Archiv aufrufen, wird noch der alte Zahlungsweg angedruckt?